2009/Cobouw/Jeroen Fikkers en Fleur Oppelaar

Het zijn moeilijke tijden voor de bouw. De kredietcrisis raakt de sector hard en daarbovenop loopt het vertrouwen in de sector met de naar buitengekomen frauduleuze praktijken in Limburg nog een extra deuk op. Ondanks uitvoerige selectieprocedures en innovatieve contractvormen blijkt het nog steeds moeilijk om tot een goede en succesvolle samenwerking te komen. Hoe krijgt de sector, in een tijd waarin het zo hard nodig is, het vertrouwen weer terug?

In de regel leggen opdrachtgevers bij aanbestedingen een volledig uitgeschreven specificatie van hun oplossing op tafel. Zonder enig inzicht in de behoefte te geven, die achter de aanbesteding schuil gaat.
Vervolgens vragen ze een partij de oplossing zo goedkoop mogelijk te realiseren. Zakelijk gezien soms handig, maar geen uitnodiging tot samenwerking. Om samenwerking succesvol te laten zijn moet er vertrouwen en elkaar bestaan. Dit vertrouwen is er niet vanzelfsprekend.
Opdrachtgevers moeten hun aanbieders in staat stellen om aan te sluiten bij hun belangen. Zodat aanbieders zich vervolgens werkelijk kunnen profileren op hun aanbod. Door de propositie al voor te leggen en puur te vragen naar de prijs wordt dit selectiecriterium buitenspel gezet. Iedere aanbieder die een opdracht echt wil hebben, hoeft slechts een lage prijs te noemen. Zonder zich druk te hoeven maken over de iets verdere toekomst en over samenwerking.
Opdrachtnemers zijn op hun beurt niet gemakkelijk geneigd om echt verantwoordelijkheid te nemen voor het voorzien in een behoefte van de opdrachtgever. Met als gevolg dat er bij afwijkingen en tegenslagen gedurende het project de basis om op verantwoordelijke wijze oplossingen te genereren waarbij het gezamenlijk belang voorop staat. Strenge procedures en dikke contracten schieten hier dus tekort. Daar waar selecteren op de mate van vertrouwen in elkaar die zekerheid wel kan bieden.

Geloofwaardig
Om tegemoet te komen aan de behoefte om zaken te specificeren en te beheersen zullen we proberen het begrip vertrouwen iets verder te ontleden. De mate van vertrouwen die de ander in jou heeft en andersom wordt bepaald door een aantal aspecten. Bij alle drie de aspecten draait het om de perceptie die de ander heeft van jou.
Één: zorg dat het voorstel dat je doet reëel is en dat je daarmee geloofwaardig bent. Twee: zorg dat je nabij de ander bent en dat je de behoefte achter de vraag begrijpt. En tot slot nummer drie: ben betrouwbaar. Doe wat je belooft. Geloofwaardigheid, nabijheid en betrouwbaarheid verkleinen het risico dat de ander loopt door samen te werken met jou en vergroten daarmee het vertrouwen in een goede samenwerking.
De bijdrage van ieder aspect wisselt per project. In een langdurige samenwerking zal de nabijheid meer de nadruk hebben. In korte meer afgebakende samenwerkingsverbanden speelt geloofwaardigheid een prominentere rol. Bij het zoeken naar samenwerkingspartners is het dus van belang om op maat van het project aandacht te besteden aan ieder aspect en selectieprocedures daar op aan te passen. De crux bij het inrichten van samenwerkingsverbanden is een passende verdeling van verantwoordelijkheden. Het geven van een expliciete verantwoordelijkheid komt neer op het laten van ruimte voor de ander om de verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk te nemen. Wanneer dit het geval is ontstaat er ruimte voor een gezamenlijk belang, namelijk een goed eindresultaat voor het project.
De spanning die ontstaat bij het verdelen van verantwoordelijkheden over meerdere partijen zal door de opdrachtgever bestuurd moeten worden. Een klus verdelen in meerdere kleine stukjes verantwoordelijkheid levert een andere dynamiek op in samenwerking dan de klus in zijn geheel toe te vertrouwen aan één partij. Bij het geven van een grote, open verantwoordelijkheid zal worden gesteund op het gevoel van nabijheid. Bij een meer afgebakende verantwoordelijkheid zal de basis van vertrouwen meer in geloofwaardigheid liggen.

Kortom, in het opbouwen van vertrouwen gaat het om de mentaliteit en de capaciteit om te investeren in relaties, waarbij de verdeling van verantwoordelijkheden een sleutelbegrip is. Om echt iets te kunnen veranderen zullen alle partijen risico's moeten nemen bij het geven en nemen van verantwoordelijkheid. Begin bij jezelf, ga na welke verantwoordelijkheid je wilt nemen en geef aan je partners aan dat zij ook verantwoordelijkheden hebben. Geef anderen reden om hun vertrouwen in jou te vergroten en ga voor een gezamenlijk doel!