Draagvlak creëer je door de kennis en kunde van stakeholders in te zetten
Gerard Scheffrahn, projectmanager bij de Noord/Zuidlijn: “Dit project is net een managementgame: op elk moment kan zich een onvoorziene situatie voordoen waardoor je je plan moet aanpassen.” Voor het opstellen van de beste oplossing en draagvlak daarvoor is het aanbieden van een goede oplossing door de projectmanager zelf niet voldoende en vaak suboptimaal.
Maarten Kraneveld, programmamanager Bestuur & Organisatie bij Kennis in het Groot (KING), vulde aan: “Projectmanagers moeten niet zelfstandig oplossingen bedenken. Het betrekken van alle stakeholders en ze aanspreken op hun kennis en kunde in plaats van alleen op hun belangen, heeft voor de Noord/Zuidlijn al tot vele waardevolle oplossingen geleid.”
Technisch inhoudelijke expertise is niet noodzakelijk voor een projectmanager
Lector Frens Pries zwengelde de discussie aan of een technische opleiding noodzakelijk is. De experts waren het eens dat vanwege de behoefte aan sociale vaardigheden die doorslaggevend zijn voor succesvol projectmanagement, het hebben van technisch inhoudelijk expertise niet noodzakelijk is. Echter, het spreken van de taal, affiniteit met het type project en relevante ervaring zijn wel cruciaal voor succesvol leiderschap. Bovendien, aldus Scheffrahn, is samenwerken niet een kwestie van willen, maar een kwestie van kunnen. Je moet openstaan voor samen leren en competenties van stakeholders kunnen verbinden tot een gelijkgerichte weg naar de maatschappelijk beste oplossing.
Het EHEC-effect en de Noord/Zuidlijn
Roelof van der Weg, adviseur projectmanagement bij ViaDW, legde uit hoe de Noord/Zuidlijn lijdt onder het EHEC-effect: wanneer in de media een probleem veel aandacht krijgt en bepaalde veronderstelde oorzaken achteraf onterecht blijken, is de maatschappelijke schade al geleden en kan elke tegenvaller (onterecht) uitvergroot worden. Zulke ontwikkelingen in de publieke opinie zijn bijna onmogelijk te managen. Toch geeft Van der Weg enkele suggesties die wel binnen het bereik van een projectleider liggen.
Zo kan je als projectmanager meer de nadruk leggen op de subjectieve beleving van tijd, geld en kwaliteit: absolute getallen zijn hard en verkrijgen nauwelijks nuancering in de media, terwijl je als projectmanager wel de beleving van tijd en geld kan verbeteren. Bij de Noord/Zuidlijn kan je bijvoorbeeld bouwterreinen tijdelijk teruggeven aan de stad op het moment dat deze niet gebruikt worden, bijvoorbeeld in de vakantie. Hierdoor wordt de ervaring van overlast minder. Budgetoverschrijdingen kan je uitleggen als besparingen op de lange termijn, omdat de oorzaak vaak een uitbreiding van de scope is, zoals bij de HSL. Deze uitbreiding van het project haalt werk uit de toekomst naar voren, waardoor de maatschappelijke waarde vergroot wordt en overlast op de lange termijn bespaard blijft. Van der Weg is van mening dat de Commissie Veerman deze lessen over subjectieve beleving goed verwoord heeft en daarmee de weg geopend heeft om op volle kracht door te bouwen aan dit project.
Eigenschappen van de projectmanager van de toekomst
In de discussie tussen de sprekers en de aanwezige jonge professionals is gesproken over de eigenschappen van de projectmanager van de toekomst. Een projectmanager is niet het schaap met 5 poten, maar eigenlijk een schaap met 9 of zelfs 13 poten. En die bestaan niet. De uitdaging van de projectmanager is dan ook om zijn team en project zo te organiseren dat het schaap met de 13 poten ontstaat. Dit betekent dat de projectmanager moet erkennen welke competenties hij wel en niet in huis heeft. Hiermee zal de cultuur waarin de projectmanager alles zelf wel kan en weet achtergelaten moeten worden en ontstaat er een cultuur waarin een projectmanager zich kwetsbaar durft op te stellen, durft te vragen en een team organiseert dat hem aanvult.
Openheid en een goede communicatie met betrokkenen binnen en buiten het project behoort ook tot de eigenschappen van een projectmanager. De projectmanager moet zich bewust zijn van de verschillende beelden en belangen van de betrokkenen en vanuit die perspectieven een gedeelde visie creëren om gezamenlijke doelen na te streven. Hierdoor ontstaat er ruimte voor inventiviteit en creativiteit om tot gedragen oplossingen te komen.
Ook dient de projectmanager zich te richten op dynamische doelen in dergelijke complexe opdrachten in plaats van een vaste opdracht die gegeven wordt.
Master Projectmanagement
De Hogeschool Utrecht biedt vanaf september 2011 de specialisatie Bouw Project Management aan in de Professional Master Projectmanagement. Diverse zaken die tijdens de discussie naar voren komen zoals vaardigheden op het gebied van leiderschap, teambuilding, informatiemanagement en vernieuwende vormen van financieren en aanbesteden komen hier uitgebreid aan de orde. Mocht je geïnteresseerd zijn: op dinsdag 23 augustus van 16.00 – 20.00 uur vindt hiervoor een voorlichtingsavond plaats.
Presentaties gegeven op 1 juli:
Introductie - Frens Pries (Lector Nieuwe Cultuur in de Bouwketen, Hogeschool Utrecht) en Marieke Kodde (bestuurslid De NieuwBouw)
De Noord/Zuidlijn een mega-uitdaging voor projectmanagers - Maarten Kraneveld (ervaringsdeskundige en programmamanager Organisatie & Besturing bij Kennis in het Groot)
Hoe draag je als projectmanager bij aan een succesvolle relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? - Gerard Scheffrahn (Contractmanager bij de Dienst Noord/Zuidlijn, AT Osborne)
De Bermudadriehoek in projectmanagement; een gepasseerd station. De Noord/Zuidlijn op mysterieuze wijze ontsnapt - Roelof van der Weg (adviseur projectmanagement bij ViaDW)
